바람직한 서면발급 보존 가이드라인

1. 목적
2. 각종 서면의 발급
3. 서면의 보존
4. 서면 발급 및 보존관행의 정착
5. 교육 참여의 효과
6. 교육이수 권고를 불이행하는 경우

1. 목적

이 가이드라인은 하도급 계약 체결 및 거래 과정에서 서면의 발급 및 보존과 관련하여 당사와 협력회사간 서면발급에 관한 사항을 명확히 인식하도록 하여 하도급거래 과정에서 바람직한 서면문화의 확산 및 내실있는 정착을 도모하여 공정한 하도급 거래질서를 구축하는데 그 목적이 있다.

2. 각종 서면의 발급

구매업체는 하도급거래 계약의 체결 및 이행과정에서 관련 법률에 준하여 다음 표1과 같은 서면을 발급하여야 한다.
<표 1. 발급대상서면>

각종 서면의 발급
일련번호	발급대상서면	비고
1	기본계약서(추가, 변경 계약서 포함)	하도급법 제3조
2	하도급계약 확인서면	하도급법 제3조 제6항
3	감액 서면	하도급법 제11조
4	기술자료 제공 요구서	하도급법 제12조의 3
5	목적물 등 수령증명서	하도급법 제8조
6	검사결과 통지서	하도급법 제9조
7	계약변경 내역 통지서	하도급법 제16조

2-1. 하도급 계약서의 발급

2-1-1. 하도급법상 목적물 등의 제조,수리,시공 또는 용역 수행(이하 '제조 등'이라 함)을 공급업체에게 위탁하는 경우 공급업체와 위탁 목적물 등의 내용,수량,단가 등 계약의 주요 내용을 합의하여 정한후 서면으로 발급하여야 한다.
2-1-2. 당초 계약내용이 설계변경 등으로 변경될 경우에는 추가,변경 서면을 작성,발급하여야 한다.
2-1-3. 하도급 계약 서면에는 실제 거래의 사실과 일치하는 일체의 내용이 반영,기재되어야 한다.
2-1-4. 쌍방간 위탁 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체없이 서면 계약서를 발급하여야 한다.
2-1-5. 서면계약서를 교부하기 어려운 사정이 있다 하더라도 공급업체가 물품 납품 등을 위한 작업을 시작하기 전까지는 서면으로 계약서를 발급하여야 한다.
2-1-6. 구매업체는 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 계약서를 공급업체에게 발급하여야 한다.
2-1-7. 하도급거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 서면을 발급한 경우에는 서면미발급에 해당한다.
2-1-8. 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
① 전기통신회선을 통해 송신하고 공급업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법
② 전기통신회선을 통해 공급업체의 열람에 제공하고 당해 공급업체가 사용하는 전자기록장치에 구비 된 파일에 기록하는 방법
③ 플로피디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 공급업체에게 교부하는 방법 등
2-1-9. 다음의 예시와 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면 기재사항 및 서면발급 시점과 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.
① 구매업체가 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다. 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 않은 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.
2-1-10. 하도급 거래 현실상 빈번한 거래가 있는 경우로서 다음의 예시일 경우
① 기본계약서를 교부하고 전기,전자적인 형태 등에 의해 발주한 내용이 객관적으로 명백한 경우
② 계약서에 일부 항목이 누락되어 있으나, 건별 발주시 제공한 발주서 등으로 파악이 가능한 경우
③ 기본계약서를 송부하고 공급업체가 제출한 물품매도확약서를 개별 계약서로 갈음할 수 있는 경우
2-1-11. 하도급법 제3조 2항을 적은 계약 서면을 발급하지 않거나 동조 3항에 따라 일부 사항을 적지 아니한 서면을 발급한 경우 공급업체는 위탁받은 작업내용, 하도급대금, 위탁받은 일시, 기타 위탁한 내용 등을 기재한 서면을 통지하여 확인을 요청할 수 있다. 이 경우, 공급업체는 "위탁내용 확인 요청서"를 표준양식으로 사용한다.
2-1-12. 구매업체는 공급업체로부터 상기 위탁내용 확인 요청서면을 통지 받은 후 15일 이내에 그 내용 에 대한 인정 또는 부인의 의사를 공급업체에게 서면으로 회신하여야 한다. 만약, 미 회신시에는 공급업체에서 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다. 이 경우, 구매업체는 "위탁내용 확인 요청에 대한 회신"를 표준양식으로 사용한다.
2-1-13. 상기 위탁내용 확인요청관련 서면 회신은 쌍방간의 주소로 하되, 우편 등 객관적으로 확인할 수 있는 방법으로 하여야 하며, 전자우편은 제외한다.

2-2. 하도급 대금 감액 서면의 발급

2-2-1. 공급업체에게 제조 등의 "위탁을 할때" 정한 하도급대금을 그대로 지급하지 아니하고 그 금액 에서 감하여 지급하고자 할 때에는 감액 서면을 공급업체에게 발급하여야 한다.
2-2-2. 하도급 계약 체결시 거래가 빈번하여 대금결제,운송,검수,반품 등의 거래조건,규격,재질,제조 공정 등과 관련된 일반적인 내용을 기본계약서에 담고, 단가,수량 등 하도급대금과 관련한 내용 은 특약서 또는 발주서 등으로 위임하여 별도의 특약 또는 발주내용에 의거 대금이 결정되는 경 우에는 당해 특약 또는 발주내용이 공급업체에게 통지되는 시점을 "위탁을 할 때"로 본다.
2-2-3. 감액 서면에는 감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량,감액 금액,공제 등 감액 방법 기타 감액의 정당성 입증 사항 등이 기재되어야 한다.
2-2-4. 구매업체가 감액하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 공급업체에게 감액 서면을 발급해야 한다.
2-2-5. 하도급 대금 감액을 요구할 경우에는 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 서면을 교부하여야 한다. 이 경우, "하도급 감액 합의서면"을 표준양식으로 사용한다.
2-2-6. 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
① 전기통신회선을 통해 송신하고 공급업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법
② 전기통신회선을 통해 공급업체의 열람에 제공하고 당해 공급업체가 사용하는 전자기록장치에 구비 된 파일에 기록하는 방법
③ 플로피디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 공급업체에게 교부하는 방법 등
2-2-7. 감액 서면을 발급하는 시점에 확정하기 곤란한 사항에 대해서는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다. 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 않은 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

2-3. 기술자료 제공요구 서면의 발급

2-3-1. 구매업체는 정당한 사유가 존재하여 공급업체에게 기술자료 제공을 요구하는 경우에는 요구 서 면을 공급업체에게 발급하여야 한다.
2-3-2. 기술자료 제공요구 서면에는 당해 기술자료의 명칭 및 범위,요구목적,비밀유지에 관한 사항,권리 귀속관계,기술자료의 대가,요구일,인도일,인도방법,기타 구매업체의 기술자료 제공 요구가 정당함 을 입증할 수 있는 사항 등이 포함되어야 한다.
2-3-3. 구매업체가 기술자료 제공을 요구하는 경우 원칙적으로 당해 기술자료의 명칭 및 범위,요구목적, 요구일,인도일,인도방법,비밀유지에 관한 사항,권리귀속관계,기술자료의 대가 등을 공급업체와 미리 협의하여 정한 후 지체없이 공급업체에게 서면을 발급하여야 한다.
2-3-4. 구매업체는 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 기술자료 제공요구 서면을 공급업체에게 발급하여야 한다.
2-3-5. 기술자료를 서면으로 요구하는 경우, 가급적 기술자료 요구 서면 표준양식을 사용한다.
2-3-6. 구매업체는 상기 표준 서식이외에 특약서 등 별도의 계약 서면에 의해 기술자료 제공을 요구할 수 있다. 다만, 별도 계약 서면에는 상기 2-3-2항의 내용이 반드시 포함되어야 한다.
2-3-7. 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
① 전기통신회선을 통해 송신하고 공급업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법
② 전기통신회선을 통해 공급업체의 열람에 제공하고 당해 공급업체가 사용하는 전자기록장치에 구비 된 파일에 기록하는 방법
③ 플로피디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 공급업체에게 교부하는 방법 등
2-3-8. 다음의 예시와 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면 기재사항 및 발급기한과 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.
① 서면의 기재 사항중 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다. 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 않은 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.
2-3-9. 업종 특성이나 거래 현실에 비추어 빈번한 기술자료 요구가 불가피한 경우에는 당사자의 서명 또 는 기명날인된 서면에 기술자료 명칭 및 범위,요구목적,비밀유지사항,권리귀속관계,대가 등 기본 적인 사항을 기재한 후 개별 요구서를 이용하여 기술자료 요구일,인도일,인도방법 등 추가 사항을 정할 수 있다.

2-4. 기타 서면의 발급

2-4-1. 구매업체는 공급업체의 책임으로 돌릴 사유가 있는 경우를 제외하고는 공급업체가 목적물 등을 납품,인도 또는 제공하는 때에는 공급업체에게 당해 목적물 등에 대한 수령증명서를 발급하여야 한다.
2-4-2. 구매업체는 당해 목적물 등에 대한 검사 전이라도 즉시 공급업체에게 수령증명서를 발급하여야 한다.
2-4-3. 구매업체는 목적물 등을 수령한 후 목적물 등의 완성 및 대금지급 의무의 범위를 확정하기 위하 여 필요한 검사를 진행한 후 그 결과를 공급업체에게 10일 이내에 서면으로 통지하여야 한다.
2-4-4. 다만, 다음의 예시와 같이 정당한 사유가 있는 경우에는 10일을 초과하여 검사결과를 통지할 수 있다.
  ① 검사 대상물품이 과다하여 10일 이내에 검사가 곤란한 경우
  ② 검사에 소요되는 기간이 길어 합격 여부에 관한 판정이 기간이 경과한 후에야 가능한 경우
  ③ 쌍방이 검사기간 연장에 대해 명백한 합의가 이루어진 경우 등
2-4-5. 정당한 이유없이 목적물 등을 수령한 날로부터 10일 이내에 검사결과를 공급업체에게 서면으로 발급하지 않은 경우 검사에 합격한 것으로 본다.
2-4-6. 제조 등의 위탁을 한 후에 설계변경 또는 물가변동 등 경제상황의 변동 등을 이유로 계약 금액이 증액 또는 감액되는 경우에 구매업체는 발주자로부터 증액 또는 감액받은 사유와 내용을 해당 공급업체에게 통지하여야 한다.
2-4-7. 구매업체는 상기 통지 서면을 발주자로부터 계약금액을 증액 또는 감액받은 날부터15일 이내에 공급업체에게 발급하여야 한다.
2-4-8. 구매업체는 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 서면을 공급업체에게 발급하여야 한다.
2-4-9. 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
  ① 전기통신회선을 통해 송신하고 공급업체가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법
  ② 전기통신회선을 통해 공급업체의 열람에 제공하고 당해 공급업체가 사용하는 전자기록장치에 구비 된 파일에 기록하는 방법
  ③ 플로피디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 공급업체에게 교부하는 방법 등

3. 서면의 보존

쌍방은 모두 상기 2에 열거된 서면과 기타 하도급법 시행령 제6조 제1항 서면을 보존하여야 한다. 보존대상서면은 다음 표2와 같다.
<표 2. 보존대상서면>

보존대상서면
일련번호	보존대상서면	비고
1	기본계약서(추가, 변경 계약서 포함)	하도급법 제3조	의무발급서면
2	하도급계약 확인서면	하도급법 제3조 제6항
3	감액 서면	하도급법 제11조
4	기술자료 제공 요구서	하도급법 제12조의 3
5	목적물 등 수령증명서	하도급법 제8조
6	검사결과 통지서	하도급법 제9조
7	계약변경 내역 통지서	하도급법 제16조
8	목적물 등의 검사결과, 검사종료일 등이 기재된 서류	시행령 제6조 제1항 제2호	주요하도급거래내용등 기재서류
9	하도급대금의 지급일, 지급금액 및 지급수단 (어음결제시 어음의 교부일, 금액 및 만기일 포함)이 기재된 서류	시행령 제6조 제1항 제3호
10	선급금 및 지연이자, 어음할일료 및 지연이자 관세 등 환금액 지연이자를 지급한 경우 그 지급일과 지급금액이 기재된 서류	시행령 제6조 제1항 제4호
11	구매업체가 공급업체에게 목적물 등의 제조 등의 행위에 필요한 원재료 등을 제공하고 그 대가를 하도급대금에서 공제한 경우에는 그 원재료 등의 내용과 공제일, 공제금액 및 사유를 기재한 서류	시행령 제6조 제1항 제5호
12	설계변경 등에 따라 하도급대금을 조정한 경우 그 조정한 금액 및 사유를 기재한 서류	시행령 제6조 제1항 제6호
13	원재료 등의 가격변동 등에 따라 공급업체가 하도급대금 조정을 신청한 경우, 신청한 내용 및 협의내용, 그 조정금액 및 조정사유를 기재한 서류	시행령 제6조 제1항 제7호
14	입찰명세서, 낙찰자결정품의서, 견적서, 현장설명서, 설계설명서 등 하도급대금 결정과 관련된 서류	시행령 제6조 제1항 제8호

3-1. 보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급,품의,기타 용도에 따라 사용된 시점의 원본 상태로 보존되어야 한다. 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성,송수신 또는 저장된 것도 동일하다.

3-2. 쌍방간 하도급 거래가 끝난 날로부터 3년간 상기 서류를 보존하여야 한다. 여기서, 하도급 거래가 끝난 날이라 함은 다음의 기일을 의미한다.

3-2-1. 제조위탁,수리위탁 및 용역위탁 중 지석,정보성과물의 작성위탁: 공급업체가 위탁받은 목적물을 납품 또는 인도한 날
3-2-2. 하도급계약이 중도 해지되거나 거래가 중지된 경우 : 해지 또는 중지된 날

4. 서면 발급 및 보존관행의 정착

4-1. 서면미발급 또는 미보존 사업자에 대한 교육이수 명령

4-1-1. 공정거래위원회는 구매업체가 하도급법상 서면발급 또는 보존의무를 위반하여 시정조치를 명하는 경우 "하도급거래 공정화에 관한 법률 위반사업자에 대한 교육이수명령지침"에 따라 이 가이드라인 내용을 포함하는 하도급법 준수를 위한 교육이수 명령을 부가할 수 있다.

4-2. 서면미발급 또는 미보존 사업자에 대한 교육이수 권고

4-2-1. 공정거래위원회는 구매업체가 하도급법상 서면발급 또는 보존의무를 위반하여 경고조치를 부과하 는 경우 이 가이드라인 내용을 포함하는 하도급법 준수를 위한 교육이수를 권고할 수 있다.

4-3. 반복적 서면미발급(또는 미보존) 혐의가 적발된 사업자에 대한 교육이수 권고

4-3-1. 공정거래위원회는 하도급법 제22조의 2에 따라 실시하는 서면실태조사결과 반복적으로 서면미발 급 협의가 적발된 사업자에 대하여 이 가이드라인 내용을 포함하는 하도급법 준수를 위한 교육의 이수를 권고할 수 있다.
4-3-2. 하도급법상 서면미보존 혐의에 대해서도 동일하게 권고할 수 있다.

4-4. 장기간 상습적으로 서면미발급(또는 미보존) 혐의가 적발된 사업자에 대한 현장조사 실시

4-4-1. 공정거래위원회는 하도급법 제22조의 2에 따라 실시하는 서면실태조사결과 장기간 상습적으로 서 면미발급 혐의가 적발된 사업자에 대해 현장조사를 실시한다.

4-5. 공정거래위원회가 권고하는 교육의 대상과 방법

4-5-1. 공정거래위원회가 권고하는 교육은 당해 업체의 하도급 업무 담당 임직원을 대상으로 한다. 임직원 에는 당해 업체의 최고경영자(CEO)를 포함한다.
4-5-2. 상기 4-3항에서 정하는 바에 따라 공정거래위원회가 권고하는 교육은 당해 업체의 최고경영자(CEO) 및 하도급 업무 담당 임직원을 각각 대상으로 한다.
4-5-3. 구매업체는 다음의 기관에서 실시하는 하도급 관련 교육을 이수하는 것으로 갈음할 수 있다.
① 『민법』 제32조에 따라 설립된 한국공정경쟁연합회
② 『독점규제 및 공정거래에 관한 법률』 제48조의 2에 따른 한국공정거래조정원
③ 『산업발전법』 제32조에 따른 한국생산성본부
④ 『건설산업기본법』 제50조에 따른 건설업자 단체
⑤ 『중소기업협동조합법』 제3조 제1항 제4호에 따른 중소기업중앙회
⑥ 그 밖에 공정거래위원회가 인정하는 기관
4-5-4. 공정거래위원회로부터 위에서 정하는 바에 따라 교육을 권고받은 사업자는 권고 받은 날로부터 3 개월 이내에 교육을 이수하여야 한다. 교육시간은 최소한 3시간 이상 이어야 한다.